O estoque de produtos é um dos principais bens do seu negócio, para ajudar em um controle eficiente do seu estoque, a tecnologia é uma aliada de grande valor, é de extrema importância investir no controle desta área.

Apesar de grande aliada, a tecnologia não resolve todo o problema, é necessário processos operacionais bem definidos, afim de evitar problemas no dia a dia da operação de loja.

Reflita um breve momento e relembre todas as vezes que teve dificuldade em seu negócio por não ter controle de estoque.

Depois desta reflexão surgem algumas perguntas:

– Onde o problema do estoque se originou?

– Quais são as principais causas destes problemas?

– Quais medidas posso adotar para que não ocorram novamente?

Comentaremos agora 10 motivos, que podem ocorrer em seu negócio, gerando problemas para o controle de estoque.

  • Compras acima da necessidade de venda

O excesso de compra traz diversos riscos ao seu negócio, dentre eles podemos citar, necessidade de maior espaço de armazenamento, risco de vencimento por validade, além de imobilizar o capital de giro. Por estes motivos, é importante comprar quantidades suficientes para atender a real demanda de seu negócio.

 

  • Inexistência de conferência no recebimento

A falta de conferência no recebimento de mercadorias é um grave problema, uma vez que o fornecedor pode ter enviado produtos e/ou quantidades e/ou preços diferentes do pedido realizado pela sua loja. A conferência no ato do recebimento certifica que a quantidade constante na nota fiscal é a mesma recebida pelo conferente a dar entrada no estoque. Então, além de evitar fraudes, o controle de estoque ficará correto.

A solução mais eficaz para reprimir qualquer problema no recebimento de itens, é implantar o processo de conferência cega no recebimento.

 

  • Armazenamento de forma inadequada

Manter produtos, em depósito, sujeito a altas temperaturas ou ambientes de grande umidade podem ocasionar a perdas de produtos. As perdas por mau armazenamento é um dos maiores motivos de perda dentro do varejo.

Por este motivo, caso seu negócio não controle perdas, ou seja, essas quantidades não sejam movimentadas no seu software de gestão, esses produtos estarão constando no seu estoque virtual, mas não estarão no seu estoque físico, trazendo assim diversos problemas.

 

  • Erros no cadastro de itens

Realizar o cadastro de um produto com falta de informação, dificulta sua busca e consulta. Caso não haja o código do item para fazer a movimentação, corre-se o risco do não registro do item correto e geração de baixa para outro item indevidamente. Neste caso, o código EAN é um importante aliado do varejista no momento de padronizar o cadastro de produtos, ele contribui para a resolução de possíveis problemas tanto com a fiscalização quanto com a emissão de notas.

 

  • Cadastro de embalagens incorretas

Se um produto for cadastrado com embalagem incorreta, prejudicará seu estoque. Por exemplo, um fardo com 6 unidades ser registrado com 12 unidades. Caso isso ocorra na entrada, dobrará a quantidade recebida do produto, se for na saída baixará o estoque em dobro.

Tenha um bom processo de recebimento de mercadoria, com conferências antecipadas, por exemplo. E, além disso, contar com o software de gestão para validar todos os processos.

 

  • Não registrar todas as movimentações de produtos

Omitir o registro de todas as entradas ou saídas gera inconsistência no controle do estoque de seu negócio, e isso causará consequências negativas no seu dia a dia, como por exemplo, quantidades compradas acima do necessário ou rupturas no seu estoque.

A gestão do estoque deve ser alicerçada em processos operacionais bem definidos, a serem realizados com disciplina, constância e eficiência pelos colaboradores, tendo como principal ferramenta de controle seu software de gestão.

Lembre-se seu estoque é o resultado de todas as movimentações realizadas no seu negócio, seja de entrada ou de saída, omitir qualquer que seja a movimentação, originará uma falha no controle de estoque, consequentemente, em prejuízos para o seu negócio.

 

  • Inexistência de inventários periódicos

Com a inexistência de um acompanhamento periódico, fica muito difícil encontrar e corrigir erros operacionais, faz-se necessário a contagem de estoque de forma periódica, afim de identificação de possíveis erros, por exemplo, recebimento de itens, cadastro do recebimento de itens, nas movimentações internas de uso/consumo, no registro de venda nos itens, e tantos outros, somente o inventário periódico trará a segurança necessária para o controle de estoque.

 

  • Não registar produtos pai/filhos

Um problema comum a muitos itens fracionados, nos quais derivam de um produto principal (pai), e seus derivados (filhos). Podemos citar por exemplo a venda do queijo peça (pai), e seus derivados, queijo pedaço (filho), queijo fatiado (filho), queijo bandeja(filho), ou seja, são todos um único item, mas vendidos de várias formas, um único estoque, mas diversos códigos e preços de venda.

 

  • Utilização de produto genérico na venda

Quando se utiliza produto genérico, todo seu controle de estoque estará prejudicado, uma vez que o item que está sendo vendido não sofrerá a baixa de seu estoque no sistema.

 

  • Falha na segurança

A falta de controle nos acessos ao estoque, ausência de monitoramento, podem facilitar o desvio ou furto de mercadorias. Em sua área de venda, no que diz respeito à segurança, a melhor opção é sempre prevenir.

 

Em resumo:

Não existem atalhos para uma gestão de estoque eficiente, são necessários colaboradores capacitados, processos definidos e boas ferramentas de gestão, principalmente seu software de gestão.

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