Manter o estoque de seu negócio organizado é uma tarefa árdua, mas é de extrema importância para conseguir atender as demandas dos clientes, ao mesmo tempo em que otimiza a rotina de compras para evitar os excessos.

Entretanto, muitos gestores têm dúvidas a respeito de como isso pode ser feito, visto que envolve uma série de rotinas diárias. Listamos algumas rotinas que irão lhes ajudar nessa tarefa.

Acompanhe o giro dos produtos

O giro de estoque está ligado à quantidade de vezes em que um produto foi vendido e precisou ser resposto em determinado período (que pode ser semanal ou mensal por exemplo). Por meio dele, fica mais fácil identificar o desempenho do setor, avaliar a disponibilidade de recursos e o tempo médio que as mercadorias ficam paradas.

Vale lembrar que os itens parados representam capital de giro imobilizado — que poderia ser utilizado para outros investimentos, para obter retornos mais satisfatórios em curto prazo ou mesmo para garantir a capacidade de honrar os compromissos imediatos.

Essas informações são fundamentais para se conhecer a rotatividade do estoque e saber quando se programar para acionar os fornecedores e minimizar o risco de sofrer com as rupturas.

Realize as compras com base na sua demanda

Para manter o estoque de supermercado organizado e com as quantidades adequadas, os processos de compras precisam estar alinhados com as operações e as compras devem ser feitas baseadas na demanda. Para isso, vale acompanhar o histórico de vendas e o giro dos produtos.

De posse destas informações, consegue-se fazer um planejamento mais acertado a respeito de quais mercadorias devem ser adquiridas, em quais quantidades e em quais prazos — e isso também deve considerar os intervalos de tempo solicitados pelos fornecedores para que as entregas sejam feitas.

Realize inventários periódicos

Os inventários — também muito conhecidos como balanço — são peça fundamental para manter o estoque de supermercado organizado. Eles costumam ser feitos de várias formas, como por exemplo rotativos, mensais ou anuais, e têm como objetivo manter o equilíbrio entre as quantidades reais de produtos e as que estão registradas no sistema.

Contudo, a recomendação é a de que, em vez de manter as frequências menores, os gestores implementem a rotina de inventários periódicos. Nesse caso, escolhe-se um grupo, ou setor, para ser contado de cada vez, o que ocorre em intervalos de tempo mais curtos.

Organize o layout do seu estoque

Para organizar o layout do armazém, é necessário pensar de forma estratégica. Na prática, isso significa que os itens com maior saída devem ficar em locais mais acessíveis e mais próximos da área de expedição, enquanto os que são menos vendidos podem ficar um pouco mais afastados.

Tudo isso facilita o processo chamado de picking. Esse termo nada mais é do que a separação dos materiais para que eles sejam levados até a expedição. No caso do estoque de supermercado, especificamente, o picking consiste na coleta das mercadorias que serão levadas para repor as gôndolas.

Parece óbvio citar, mas é sempre bom lembrar de separar as zonas com base na categoria dos produtos. Afinal, você não vai deixar produtos de limpeza bem próximos aos alimentos, não é mesmo?

Também vale destacar a importância de manter a organização e a limpeza do ambiente. Nenhuma mercadoria deve permanecer fora do lugar ou sem um “local” fixo no estoque. Da mesma forma, o ideal é que o depósito seja limpo periodicamente, principalmente se tratando do manuseio e acondicionamento de alimentos.

Invista em um sistema ERP de alta qualidade

O investimento em tecnologia contribui para reduzir drasticamente a necessidade de trabalho manual. Com essa automatização, você obtém benefícios como:

  • Centralização das informações relacionadas ao estoque;
  • Execução automática de algumas rotinas;
  • Diminuição de erros;
  • Aumento da produtividade;
  • Otimização dos custos.

Um sistema ERP com ferramentas disponíveis para o controle de estoque é possível acompanhar as movimentações que ocorrem, realizar inventários e utilizar relatórios gerenciais, por exemplo.

Por mais que alguns gestores enxerguem esse investimento como um valor alto, é preciso pensar no custo-benefício que ele proporciona para as operações. A economia de tempo e a segurança.

Acompanhe indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho — também chamados de KPIs — são grandes aliados de uma boa gestão de estoque de supermercado. É por meio deles que se avalia o desempenho dos processos, a incidência de falhas e suas possíveis causas. Essa ferramenta ajuda o gestor a monitorar as atividades e se elas estão entregando o resultado esperado ou se algumas melhorias e correções precisam ser feitas.

Os principais indicadores de desempenho relacionados ao estoque.

– Custo do estoque

Ele mostra a representação dos gastos do estoque sobre a operação. Eles estão ligados a fatores como:

  •  custo dos produtos (preço de compra no fornecedor);
  • custo da armazenagem (aluguel e manutenção, por exemplo);
  • custo com mão de obra (caso tenha auxiliares, operadores, faxineiros);

Conhecer essas informações é crucial para fazer a precificação e chegar a um valor que seja suficiente para cobrir os custos operacionais e trazer lucro para o negócio — ao mesmo tempo que eles sejam atraentes para os consumidores.

– Índice de perdas

Estamos falando das perdas que ocorrem por avarias, extravios e prazo de validade, por exemplo. Você pode acompanhá-lo tanto em forma de percentual quanto pelo custo que elas geram para a empresa.

– Rotatividade do estoque

Esse indicador está diretamente ligado à demanda e ao giro dos produtos. Por meio dele, a equipe de Compras baseia as aquisições e o gestor fica ciente de quais cuidados precisam ser adotados para evitar faltas e excessos.

Caso se note que determinada mercadoria permanece muito tempo parada, uma alternativa é realizar promoções e aumentar as vendas no curto prazo. Como benefício, isso também contribui para desafogar o estoque e diminuir os custos operacionais.

– Acuracidade do inventário

O objetivo é deixar esse indicador mais próximo de 100%, visto que isso aponta que a contagem feita no inventário está totalmente coerente com os registros que o sistema mostra. Dessa forma, as consultas se tornam mais confiáveis e fica mais fácil controlar a necessidade de reposição dos produtos, por exemplo.

 

Conclusão

Para fazer um bom controle de estoque de supermercado, é preciso seguir um planejamento estruturado e acompanhar de perto algumas rotinas — sempre identificando quando é o momento ideal de intervir para evitar que as falhas tomem proporções maiores, o que afeta os resultados do negócio e podem gerar, até mesmo, prejuízos financeiros.

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