PLANEJAMENTO DE COMPRAS

 

 

O processo de compras de uma empresa impacta diretamente em sua saúde econômico-financeira. O objetivo principal das compras é fechar bons negócios pelo menor custo possível, contribuindo para a eficiência e a competitividade da empresa.

 

O planejamento de compras é a tarefa de prever os tipos e quantidades necessárias para que a empresa atenda às necessidades de seus consumidores, a previsibilidade das demandas permite verificar a disponibilidade de dinheiro em caixa, bem como dá maior tempo para pesquisar os melhores preços, menores prazos de entregas e as condições de pagamento mais favoráveis. Entenda: comprar com mais qualidade significa apresentar aos clientes produtos melhores, a preços mais competitivos.

 

Como consequência direta do planejamento de compras, provém um maior retorno sobre o investimento realizado. Além disso, investir em processos de compras mais ágeis e eficientes também impacta positivamente os consumidores, sejam pessoas ou empresas, já que a satisfação pela qualidade do que é vendido aumenta.

 

Por estes motivos, podemos dizer que o planejamento de compras é um processo estratégico, o qual tem por objetivo gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa, zelando por três pílares preço, prazo e qualidade.

 

– Estrutura/atualização do processo de compras

 

A atualização constante dos processos permite otimizar as compras, eliminar os pontos que impedem um melhor desempenho e, com isso, obter maior produtividade e eficiência no setor, o que influencia positivamente toda a organização.

 

– Pesquisa de demandas recorrentes

 

A pesquisa de demandas consiste em definir quais são as compras que se repetem mensalmente e em que quantidades. É importante entender que cada setor tem suas necessidades e com que frequência devem ser feitos os pedidos para o setor. Negócios que atendem ao público devem ir além, reunindo dados do setor de vendas para fazer a previsão de demandas. Nesse caso, se há o planejamento de um encarte, por exemplo, seu negócio deve ter produtos disponíveis em quantidade suficiente para que esse encarte atenda todo o seu público.

 

– Estipule a periodicidade das compras a serem realizadas

 

Um planejamento eficiente deve levar em consideração que, quanto menor for um pedido, menor é a capacidade de negociação com o fornecedor. Por outro lado, quanto maior for o pedido de compra (tanto em volume de produtos quando em valor monetário), maior será seu potencial para negociar melhores preços e prazos para pagamento.

Sabendo disso e de posse da sua pesquisa de demandas, estabeleça a periodicidade com que deve fazer os pedidos. Algumas empresas preferem fazer semanalmente, de forma a manter o estoque enxuto, enquanto outras preferem fazer pedidos mensais para reduzir o trabalho e concentrar pagamentos, por exemplo. Veja qual opção se encaixa melhor na sua realidade.

 

– Determine o orçamento do setor de compras

 

Com todos os dados citados acima, é possível determinar o orçamento mensal a ser destinado ao setor de compras, o qual também faz parte do planejamento de custos do seu negócio. Assim, o financeiro é capaz de planejar as saídas de verbas e providenciar os recursos necessários para o pagamento dos fornecedores. Também com estes dados, é possível saber quanto cada setor da empresa gasta em compras, a fim de pensar em maneiras efetivas de reduzir os custos e aumentar a produtividade sem perder qualidade. O importante é conhecer os preços e prazos antes da aquisição, de modo a verificar se a empresa realmente tem os recursos necessários e pode esperar até a entrega.

 

– Confira os produtos recebidos x pedido de compras

 

O processo de compras não termina no momento da aquisição em si. Ainda é necessário receber as mercadorias, conferir se o que está sendo entregue corresponde ao pedido (itens, quantidades e preços combinados) e se a nota fiscal foi emitida conforme a ordem de compra. Nesta fase, cabe também fazer uma verificação mais detalhada dos produtos recebidos para evitar a entrada de mercadorias avariadas ou validade curta.

 

– Recebimento de notas

 

É com base nesse controle que você poderá dimensionar com cada vez mais precisão as necessidades do seu negócio. Também é por meio da gestão de estoques que se evita a permanência de produtos no depósito, bem como a perda de mercadorias por prazos de validade vencidos.

 

– Principais desafios para que não ocorram erros no setor de compras

 

  • Realizar o controle por meio de planilhas, por mais fáceis de manusear que sejam, não é um meio eficiente de organização. Reflita por um momento: com esse método, um pequeno erro de lançamento ou uma simples queda de energia pode comprometer todos os dados contidos ali. Por essas e outras, a recomendação geral nos dias de hoje é: opte por um sistema de gestão de compras integrado a outras soluções adotadas pela empresa, a fim de otimizar processos e melhorar o fluxo de informações no negócio.

 

  • Fornecedores não qualificados para seu negócio

 

Um ponto ignorado por muitos no planejamento de compras é fazer a qualificação de fornecedores, deixando de selecionar adequadamente as empresas que fornecerão produtos para seu negócio. Ter fornecedores que disponham dos menores preços, maiores prazos para pagamento e maior qualidade, pode ser uma grande diferencial e promover a satisfação entre seus clientes.

 

  • Descontrole nas quantidades compradas

 

Comprar acima das quantidades necessárias é sinônimo de prejuízo, comprar além do necessário pode gerar perdas financeiras, comprometendo o capital de giro do negócio. Sendo assim, é fundamental ter o controle sobre a quantidade adquirida pelo seu negócio, certificando-se de que é suficiente para atendar a demanda dos seus clientes, sem gerar excedentes. A forma mais fácil de manter o estoque sob total controle é fazendo uso de ERP, com este uso, toda vez que uma mercadoria é vendida, o estoque é automaticamente atualizado, permitindo ao setor de compras um acompanhamento sistemático de tudo o que é vendido pela empresa.

 

  • Falta de análise dos indicadores

 

Para fazer o planejamento de compras da empresa, começa-se com 3 grandes definições: objetivos, metas e indicadores de desempenho. Também chamados de KPIs de compras, os indicadores servem para monitorar o alcance das metas. Entenda: cada meta cumprida é um passo a mais rumo à conquista dos objetivos estratégicos do setor, que devem contribuir direta e significativamente para a conclusão dos objetivos estratégicos da organização.

 

Categorias: Blog

1 comentário

Local Flavor · 4 de janeiro de 2022 às 06:54

Great content! Keep up the good work!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.