Muitas empresas ainda avaliam o cadastro de produtos como algo de importância irrelevante para o negócio. Evitar erros no cadastro de produtos é um procedimento fundamental para melhorar áreas importantes da loja, como o controle de estoque e vendas, por exemplo.

Seguir uma estrutura mercadológica que demonstre as necessidades do comprador(a), é requisito mínimo para gestão eficiente do seu negócio.

São inúmeros os benefícios de se ter uma base de dados organizada, seguindo um padrão e dividindo conforme a necessidade de compra em cada categoria. Entre elas podemos citar, o acesso a dados confiáveis de desempenho, como vendas e lucro. Essas informações permitem, por exemplo, combater a ruptura de itens e diminuir estoques daqueles com baixo desempenho. Mas para alcançar esse objetivo, muitas vezes é necessário derrubar algumas crenças disseminadas por pessoas que não valorizam o cadastro como deveriam.

Principais crenças no cadastro de produtos da loja:

• O cadastro é só um registro dos produtos a serem vendidos na loja.

Claro que o cadastro cumpre, sim, essa função de registrar cada produto, mas sua importância vai muito além. Tem papel fundamental na estrutura mercadológica, por isso deve seguir o critério de compra nas diversas categorias.

Um cadastro eficiente e atualizado antecipa tendências e revela problemas muitas vezes difíceis de visualizar. Em um determinado supermercado, a categoria de limpeza crescia a patamares próximos ao mercado, indicado pela Nielsen para o segmento. No entanto, nessa rede varejista 90% das vendas de cuidados com as roupas ainda eram de detergente em pó, enquanto a Nielsen mostrava que os lava-roupas líquidos já tinham participação média bem maior que 10% no mercado. Ficou evidente que aquele supermercado desperdiçava oportunidade de melhorar indicadores, como a rentabilidade/m2.

• Cadastramento é sempre feito pela área do CPD

Não existe regra para isso. Normalmente esse trabalho está sob responsabilidade da área comercial. Muitos supermercados, no entanto, deixam o setor administrativo encarregado dessa atividade.

• Erros de cadastro não causam grande impacto em outras áreas do sistema

Na verdade, eles podem gerar efeitos sérios, como estoques altos demais em certos itens e ruptura em outros – resultado de análises distorcidas do desempenho da categoria.

A descrição incorreta é um dos erros mais comuns com relação ao cadastro. Uma maneira de se evitar isso é definir de forma clara a padronização a ser seguida no cadastramento de novos produtos: qual a sequência das informações, o que pode ser abreviado, de que forma isso será feito, etc.

Erros de alocação, quando um produto é cadastrado em seções, famílias, grupos ou subgrupos incorretos, também acontecem com frequência e geram muitos problemas. Uma das razões é a segmentação incorreta.

Vale lembrar que reaproveitamento de códigos utilizados anteriormente em outros produtos é outra falha capaz de bagunçar o cadastro, atrapalhando a segmentação dos itens.

• Organizar o cadastro é muito demorado

O tempo vai depender da estrutura da equipe disponibilizada para o trabalho.

A organização é gradual, podemos citar uma grande rede do estado Rio de Janeiro. O trabalho começou pelo matinais. Concluída a reorganização de cadastro, em reunião os colaboradores foram informados sobre os benefícios gerados pela iniciativa. Com a mudança informações que demoravam um dia para serem geradas, agora estão disponíveis em minutos para compradores e para a diretoria.

• Reestruturar cadastro não traz resultados diretos

Talvez esse seja a crença que mais prejudica os negócios. O exemplo de outro varejista mostra que investir no cadastro traz resultados rapidamente: a categoria de shampoo crescia 8% ao mês, o que era considerado positivo pelo supermercado.

No entanto, ao observar a segmentação entre itens masculinos, femininos e teen, verificou-se a escassez de opções voltadas para homens, em contrapartida à exagerada quantidade das outras linhas. Feita a correção, o crescimento da categoria saltou para 17%. Ajustar o cadastro significa comprar melhor, abastecer melhor a gôndola e melhorar resultados.

Checklist para evitar erros no cadastro de produtos:

• Revise seu cadastro;
• Ajuste as inconformidades;
• Padronize as descrições e a forma como cada produto é cadastrado;
• Adapte sua estrutura mercadológica de acordo com a visão dos compradores;
• Faça revisões periódicas.

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